Wie die Produktionsagentur Keksi ihre Arbeitsabläufe rationalisierte und ihr Business verbesserte

Keksi, eine führende Agentur für Foto- und Videoproduktion in Finnland, bedient einen vielfältigen Kundenkreis, zu dem zahlreiche Unternehmen und staatliche Organisationen gehören.

Die Agentur bietet umfassende Dienstleistungen im Bereich der visuellen Kommunikation an, von der konzeptionellen Planung von Shootings bis hin zur Zustellung und Archivierung von retuschierten Medienressourcen. Mit der Ausweitung der Geschäftstätigkeit sah sich Keksi jedoch mit dem bestehenden Medienverwaltungssystem konfrontiert und suchte daher nach einer effizienteren Lösung.

Die Herausforderung

Keksi verwendete zunächst ein maßgeschneidertes System, um den Kunden Provisionen zuzustellen. Das System war zwar funktional, aber in wichtigen Bereichen eingeschränkt - es konnte keine Videoinhalte verarbeiten und wurde zunehmend schwieriger zu warten und zu aktualisieren. Als die Nachfrage nach hochwertigen Videoinhalten stieg, erkannte Keksi, dass es eine vielseitigere und skalierbare Plattform benötigte.

In den Jahren 2021-2022 prüfte das Unternehmen mehr als zehn Media-Bank-Lösungen und suchte nach einem System, das sowohl Videos als auch Standbilder verarbeiten, die Zusammenarbeit zwischen Fotografen und Redakteuren unterstützen und den spezifischen Arbeitsabläufen und Business-Modellen des Unternehmens gerecht werden konnte.

Markus Pentikäinen von Keksi erklärt: „Eine der Herausforderungen war der große Bild- und Videoverkehr bei Keksi, bei dem der Kunde von Anfang an aktiv an der Auswahl und Kommentierung der Bilder beteiligt ist. Die meisten anderen Lösungen hätten den Aufbau einer separaten Systemfunktion zur Unterstützung dieses Workflows erfordert.”

Die Lösung: PhotoDeck

Nach gründlichen Tests entschied sich Keksi für PhotoDeck als neue Medienbanklösung. Die Fähigkeit von PhotoDeck, Bilder und Videos nahtlos zu verwalten, in Kombination mit den Funktionen zur Zusammenarbeit, machte es zu einer idealen Lösung für die Bedürfnisse von Keksi.

Implementierung und Auswirkungen

Mit der Einführung von PhotoDeck konnte Keksi die Verwaltung der Kundenprojekte verbessern. Das neue System vereinfachte den Prozess vom Hochladen und Überprüfen der Dateien bis zur Auswahl des Kunden und der endgültigen Zustellung. Und so funktioniert es:

1- Hochladen und Überprüfen von Dateien: Die Fotografen laden ihre Dateien über ihren persönlichen, eingeschränkten Zugang hoch. Die Redakteure prüfen dann die eingereichten Dateien und stellen sie den Kunden zur Vorschau auf dem Keksi-Portal zur Verfügung.

2- Auswahl und Bestellung durch den Kunden: Die Kunden greifen auf das Portal zu, um die Bilder und Videoclips zu durchsuchen. Sie können ganz einfach die Dateien auswählen und bestellen, die sie retuschieren lassen möchten. Die intuitive Benutzeroberfläche der Plattform, kombiniert mit Metadaten und Keyword-Verknüpfungen, stellt sicher, dass Kunden mühelos nach bestimmten Inhalten suchen und Details wie den Fotografen und das Aufnahmedatum überprüfen können.

3- Retuschieren und Zustellung: Sobald die Auswahl getroffen und die Dateien bestellt sind, werden die Fotografen benachrichtigt, um mit der Retusche fortzufahren. Nach Abschluss der Retusche werden die Dateien wieder in das System hochgeladen und dem Kunden automatisch zugestellt.

4 - Archivierung und Verkauf: Das Projekt ist mit der Zustellung noch nicht beendet. Über PhotoDeck hält Keksi die Dateien auf seinem Portal zugänglich, so dass die Kunden bereits zugestellte Ressourcen erneut herunterladen oder zusätzliche Dateien erwerben können, die nicht im ursprünglichen Vertrag enthalten waren. Diese Funktion steigert nicht nur die Zufriedenheit der Kunden, sondern eröffnet Keksi auch neue Einnahmequellen.

Vorteile für Kunden und Business

Der Übergang zu PhotoDeck hat sowohl für Keksi als auch für seine Kunden praktische Vorteile gebracht.

Geschäftsführerin Jenni-Justiina Niemi: „In der neuen Media Bank ist das Durchsuchen und die Auswahl von Bildern und Videoclips viel intuitiver und visuell ansprechender als in unserer vorherigen Bank. Auch Metadaten und Keywords lassen sich leicht mit Dateien verknüpfen. Informationen zu den Bildern werden den Bildern beigefügt, so dass es für Kunden einfach ist, mit Hilfe von Keywords nach Material zu suchen und z. B. den Fotografen und das Aufnahmedatum zu überprüfen. Auf die Mediathek kann auch per Smartphone oder Tablet zugegriffen werden.”

Die verbesserten Funktionen für die Zusammenarbeit helfen den Kunden auch, Entscheidungen effizienter zu treffen, insbesondere wenn mehrere Teammitglieder beteiligt sind.

Für Keksi hat die Rechteverwaltung von PhotoDeck für mehrere Benutzer und Bibliotheken eine bessere Kontrolle über den Dateizugriff ermöglicht und dazu beigetragen, die Zustellung, die Archivierung und den Verkauf von Arbeiten auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren.

Fazit

Die Einführung von PhotoDeck bei Keksi hat die bisherigen Systembeschränkungen beseitigt und die Abläufe rationalisiert. Durch die Integration einer vielseitigen Medienbanklösung hat Keksi seine Arbeitsabläufe optimiert, das Verfahren für Kunden verbessert und neue Möglichkeiten für die kontinuierliche Kundenbindung und den Verkauf geschaffen. PhotoDeck spielt nun eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Dienstleistungen von Keksi im Bereich Bildmaterial.